تنظيم التدفق النقدي

نحن في بنك الرياض نبذل قصارى جهدنا لضمان ازدهار الاستثمارات السعودية لتصل إلى أفضل معدلات النجاح. لهذا نقوم بتزويدك بهذه الأدوات و التوصيات المجانية، لمساعدتك على إدارة التدفق النقدي و تنظيمه على نحو فعال.

التدفق النقدي هو طوق النجاة لأي شركة تريد أن تضمن استمرارها و تزيد أرباحها. ان إدارة وتنظيم التدفق النقدي بكفاءة يجنبك العديد من المشاكل المعتادة التي تواجه الشركات.

إذا كان صحيحا أن المال ينفق بطريقة أسهل وأسرع من الطريقة التي نحصل بها عليه، ولأنه من السهل أن يقل النقد دون أن ندري، فإنه في كثير من الأحيان يكون الوقت متأخراً بالنسبة للمالك، أو البنك، أو أي شخص آخر، لفعل أي شيء تجاه ذلك.

لتفادي هذا، هناك عاملان أساسيان يجب تحليلهما ووضعهما في الاعتبار:

  • النقد الوارد (الإيرادات)
  • النقد الخارج (المدفوعات)

لتخرج بهذه الأرقام، يجب أن تقوم بإعداد سلسلة من الافتراضات حول كيفية عمل مشروعك، إذا كان التدفق النقدي الصادر عنك أكبر من الوارد إليك، فيجب أن يمثل هذا إنذاراً مبكراً لك لاتخاذ بعض القرارات.

تحديد النقد الوارد

إعداد كشف التدفق النقدي المتوقع يبدأ بموازنة الأرباح والخسائر لمدة عام. موازنة الأرباح والخسائر تمثل لمحة لما يتوقع أن تكون عليه عملياتك في وقت محدد، وهي تقوم على أساس مبدأ "الاستحقاق" المحاسبي.

الإيرادات يتم تسجيلها بطريقة فورية بمجرد بيع البضائع أو الخدمات، بينما يتم تسجيل المصروفات فور إنفاقها. إن مبدأ "الاستحقاق" المحاسبي هذا لا يعكس متى تم استلام النقد فعلياً ولا يأخذ في الاعتبار متى تم فعلياً دفع مصروفات العمالة، والمواد التي انفقت على المبيعات. كشف ميزانية التدفق النقدي المتوقع فقط هو الذي يتيح لك نظرة شاملة و مدققة لتوقيت الاستلام، والصرف الفعلي للنقد.

لذلك فإن الخطوة الأولى تتمثل في إعداد كشف الأرباح والخسائر، و تحويل نشرة المبيعات المتوقعة إلى إيصالات استلام نقدية شهرية، (الرجاء الرجوع إلى القرص المدمج الملحق مع حقيبة الأعمال الناشئة من بنك الرياض).

تحديد النقد الصادر

بشكل عام هنالك ثلاثة أنواع من التدفق النقدي الصادر التي يجب وضعها في الاعتبار برغم تباين المصروفات وفقاً لطبيعة العمل الذي تقوم به.

  • المصروفات العامة تعد ثابتة و بالتالي فإنها لا تتغير كثيراً مع تغير حجم المبيعات وتدفع عادةً على أساس شهري، مثل الإيجار، والهاتف، والرواتب، واستقطاعات الموظفين والكهرباء، ولتضع في اعتبارك أن بعض من هذه المصروفات قد تتغير على سبيل المثال:
    1. تكاليف الخدمات العامة قد تتغير حسب المواسم
    2. الإغلاق للإجازة عادة ما يسبقه دفع مضاعف في الرواتب، ويتبعه دفع جزئي في الشهر التالي
    3. مصاريف الإيجار قد تشتمل على نسبة من عناصر المبيعات
  • المصروفات النقدية الخاصة بالبضائع والتكاليف المتغيرة الأخرى يتم تحديدها جزئياً بواسطة حجم المبيعات، ومستويات المخزون، وشروط الدفع

مثال: نفترض أن تكلفة بضائعك تمثل 50% من سعر البيع لديك، وأنك قررت الاحتفاظ بواردات ثلاثة شهور تحت تصرفك.

  • إذا كنت تتوقع مبيعات في الربع الأول من عامك المالي بمبلغ 200,000 ريال سعودي، فإنك ستكون في حاجة إلى ما قيمته 100,000 ريال سعودي، من البضائع (بالتكلفة) في مخزونك في بداية ذلك الربع. لكن ذلك لا يعطي وصفاً للتدفق الصادر للنقد لعملية الدفع بالنسبة للمخزون
  • يجب الانتباه إلى توقيت الدفع بالنسبة للمخزون فعلياً. فالبعض يتم سداده مبكراً مثل أجور العمالة المباشرة في مؤسسة تعمل في الصناعة. من ناحية أخرى، فإن المواد الخام يمكن الحصول عليها بشروط دفع آجل تتراوح ما بين 10 أيام و90 يوماً أو أكثر
  • المصروفات غير المنتظمة تعتبر مهمة، ويجب عدم تجاهلها في التدفق النقدي الصادر. يجب الالتفات إلى التالي:
    1. دفعات القروض
    2. شراء الأجهزة والمعدات
    3. تأمينات المناقصات (المقاولات)
    4. توزيعات الأرباح
    5. الزكاة
    6. أقساط التأمين
    7. بدلات البيع الرئيسة وبرامج التدريب
    8. المشروعات الخاصة

إعداد توقعات التدفق النقدي

أفضل طريقة لمساعدتك على إعداد توقعاتك الشخصية تكون عن طريق تناول مثال(في حقيبة الأعمال الصغيرة والمتوسطة من بنك الرياض)، لميزانية تدفق نقدي مكتمل في ثلاثة شهور من مايو إلى يوليو ويتناول المثال حالة مصنع.

بالنسبة لمعظم الأعمال، فإن وجود ميزانية تدفق نقدي لمدة 12 شهراً على أساس شهري تعتبر كافية. أما بالنسبة للشركات ذات حركة النقد الضخمة، مثل: الموزعين بالتجزئة أو المطاعم سيكون من الأفضل وضع ميزانية التدفق النقدي بشكل أسبوعي خاصةً بالنسبة لمواسم الذروة.

۱۰ طرق لمساعدتك على زيادة التدفق النقدي لديك

كما يعلم أي صاحب عمل، فإن الاحتفاظ بتدفق نقدي مرن، يتطلب التنقل بين مراحل العمل المختلفة، ابتداءً من التحكم الكامل في الحسابات المدينة، ومروراً بتمديد خطوط الائتمان، وإدارة المخزون.

إن جوهر إدارة التدفق النقدي الناجح، يتمثل في تنظيم تدفق النقد من وإلى المشروع. إن زيادة التدفق النقدي لديك، يقلل من مبلغ رأس المال الثابت الذي تحتاجه لمساندة مستوى معين من عملك. إن وجود تدفق نقدي متنام ودائم، يخلق نمط عمل يمكن توقعه، مما يسهل عملية التخطيط، ووضع الموازنة للتطور المستقبلي.

فيما يلي عشرة أشياء يمكنك القيام بها لزيادة التدفق النقدي لديك:

۱- قم بتنظيم جدول الفواتير لديك

كلما أسرعت بتحصيل مستحقاتك لدى العملاء، كلما زادت قدرتك على ضخ المزيد من رأس المال لتنمية أعمالك. من أجل المساعدة على الفوترة، التزم بجدول فوترة عن طريق برنامج محاسبي، يقوم آلياً بتصنيف عمر الحسابات المدينة (حسابات أقل من 30 يوماً، حسابات بين 30 و59 يوماً، وحسابات بين 60 و 90 يوماً أو غيرها).

هذا النوع من النظام الآلي للفوترة، يتيح لك التعامل بشكل فوري مع الحسابات المتأخرة في السداد.

۲- قم بتمديد فترة الدفع إلى المورّدين

قم باستغلال أقصى فترة ممنوحة (غالباً ما تكون 60 أو 90 يوماً) للسداد إلى مورّديك. أنظر إلى هذه الشروط باعتبارها خط ائتمان بدون سعر خدمة بنكية من المورّد. هذا يمنحك الوقت الكافي لتحصيل مستحقاتك دون إنفاق المال على خطوط ائتمانية قصيرة المدى.

۳- استفد من حوافز الدفع المبكر

إذا قدم لك المورّدون تخفيضاً مقابل الدفع المبكر، (عادةً ما يكون خلال أسبوعين من استلام الفاتورة) فيمكنك اتباع ذلك.

نسبة 2% على فاتورة فترتها 30 يوماً تساوي 24% كعائد سنوي إذا تم استثمار المال. إذا لم يكن مورّدوك يعرضون هذا النوع من الحوافز، أطلب منهم ذلك، ربما يرحبون بعرض التخفيض مقابل التسريع بدفع مستحقاتهم.

٤- قم بموازنة قاعدة عملائك

الكثير من شركات الخدمات والشركات المهنية (مثل وكالات الدعاية، أو العلاقات العامة، والمحاسبين، والمحامين، وشركات إدارة العقارات وغيرها) التي تعمل مع عملاء محددين على أساس كل مشروع على حدة.

أنظر في طرق لتحويل بعض هؤلاء العملاء إلى علاقة مستديمة، بحيث يدفعون مبلغاً ثابتاً من المال كل شهر، لعدد محدد من الخدمات. ربما ترغب في أن تعرض عليهم بعض أنواع الحوافز، مثل الخدمات ذات قيمة مضافة أو منحهم تخفيضا لتشجيعهم على التحوّل إلى هذا النظام. هذا ربما يقلل من هامش ربحك، ولكن سوف يساعدك على جعل التدفق النقدي لديك قابلا للتنبؤ بشكل كبير.

٥- قم بمراجعة نظام التسعير لديك

هل يتم التغير في أسعارك بما يواكب التكاليف المتصاعدة؟ متى قمت برفع أسعارك آخر مرة؟ الكثير من المؤسسات الصغيرة تتردد في زيادة الأسعار خوفاً من فقدان العملاء، ولكن العملاء في الواقع يتوقعون من المورّدين زيادات صغيرة منتظمة في الأسعار. كذلك عليك التأكد مما يقوم به المنافسون بصورة منتظمة، فإذا كانوا يتقاضون أسعارا أعلى، فيمكنك أنت أيضاً عمل زيادة في أسعارك.

٦- لا تشتر كل ما تحتاجه من مكان واحد

يمكنك توفير المال عن طريق تعدد المورّدين. قم بتفحص أين تحتاج أن تدفع مقابل خدمة إضافية، وأين يمكنك أن توفير المال عن طريق دفع أسعار البضاعة.

على سبيل المثال ربما ترغب في شراء جهاز كمبيوتر من موزع ذي قيمة مضافة، يمكن أن يساعدك في اختيار النظام المناسب الذي يفي بحاجات العمل لديك، بينما تستطيع أن تشتري احتياجاتك الأخرى، مثل الطابعة، والأحبار، والكوابل أو البرمجيات الأخرى، من كتالوج يتم طلبه بالبريد، أو من أي تاجر يبيع بأسعار مختلفة.

٧- تكوين شراء تعاوني

قم بتوفير المال عن طريق ترشيد الإنفاق من المصروفات النثرية وابحث عن بدائل أفضل مثل الاتفاق مع عدد قليل من الزملاء لشراء اللوازم مثل الأقراص المرنة وأوراق الطباعة بكميات كبيرة ثم تقسيمها بينكم.

۸- أعد التفاوض حول خطط تأمينك ومورّديك

هل تحصل على أفضل التعاملات الممكنة بالنسبة للتأمين، خدمات الهاتف، والمصاريف التجارية المنتظمة الأخرى؟ قم بمراجعة كل واحدة من بوالص التأمين سنوياً، واحصل على ثلاثة عروض لكل واحدة، لتتأكد من أنك تحصل على الأفضل.

راقب عن قرب الخدمات ذات الحساسية تجاه الأسعار، مثل خدمة الاتصال الهاتفي الدولي، أو خدمات الإنترنت وقم بمراجعة هذه الفواتير بانتظام وحاول أن تتأكد من أنك تحصل على أقل الأسعار المتاحة.

۹- قم بتقليل حجم مخزونك

الزيادة في حجم المخزون يمكن أن تجمّد مبالغ ضخمة من النقد. قم بمراجعة تحولات المخزون لديك للتأكد من أنها تعتبر في إطار النمط الاعتيادي بمجال نشاطك. يمكنك القيام بذلك عن طريق حساب معدل حجم عمليات المخزون، (تكلفة البضائع المباعة مقسمة على القيمة المتوسطة للمخزون).

تجنّب شراء كميات أكثر من تلك التي تعرف أنك تحتاج إليها، عندما يغمرك بتخفيضات كبيرة حيث أن هذا قد يقيد النقد. قم بفحص المخزون دورياً للتعرف على المخزون القديم، أو الذي مضى وقته، لتقرر ما إذا كان من الأفضل تأجيل الطلبيات القادمة لتستخدم ذلك المخزون، أو بيع المخزون بسعر التكلفة لتحسين مستوى السيولة لديك.

۱۰- فكر في الاستئجار بدلاً عن الشراء

الاستئجار عادةً ما يكلف أكثر من الشراء، ولكن هذه التكاليف يمكن في الغالب تعديلها وضبطها حسب /مزايا التدفق النقدي. عن طريق استئجار معدات الكمبيوتر، أو السيارات، أو الأدوات الأخرى التي تحتاجها لتوسيع عملك، يمكنك تجنّب تقييد نقدك، أو إهدار خطوط ائتمانك التي يمكن أن تستخدم بشكل أفضل لتسيير أعمالك اليومية.

لمزيد من المعلومات يرجى الاتصال بالمسئول عن حسابك بمركز الأعمال الناشئة: