إدارة السيولة النقدية

إن كنت تدير أعمالك الخاصة فإن إدارة التدفقات النقدية هي أهم عوامل النجاح على الأجلين القصير والطويل. هذا ما يقدمه لك بنك الرياض لمساعدتك في إدارة السيولة النقدية بكفاءة وفاعلية.

الحقيقة هي أن الأموال الموجود سلفاً في عملك، هي أرخص مصادر التمويل التي يمكن الحصول عليها، وذلك في جميع الأوقات الجيدة والسيئة، انت بحاجة إلى إدارة المال أو ما يطلق عليه المحاسبون السيولة النقدية بطريقة جيدة.

تركز أدلة الأعمال الناشئة على إدارة السيولة وكيفية استخدام كل ريال في معاملاتك التجارية لمساعدتك على تحسين أرباحك وتقليل مخاطرك.

النقد

قم بالعمل على تسريع عمليات تدفق النقد الداخلية وإبطاء المصاريف بالاستغلال الكامل للإمكانيات والأدوات المتاحة لك.

• تسريع الودائع:

  1. زيادة رفع كمية النقد لدى البنك
  2. خدمات الإدارة
  3. استخدام التحويل الإلكتروني
  4. إيداع الشيكات يومياً
  5. مراقبة أوراق القبض المستحقة على الآخرين بصورة يومية
  6. التحكم والتمهل في التدفق للخارج من خلال:
  7. مراقبة النثريات/المصروفات النثرية والسلف
  8. استخدام البطاقات الائتمانية بالنسبة لمصروفات العاملين، (يساعد على حفظ ومسك السجلات والتقليل من السلف النقدية)
  9. دفع الزكاة والفواتير فقط في تاريخ الاستحقاق
      
• استخدام النقد المتوفر عن طريق:
  1. استخدام خدمات إدارة النقد لكي تجمع أرصدتك في الوقت المناسب
  2. إيداع النقد في حسابات بخدمة بنكية قصيرة المدى

الممارسات الائتمانية

القليل من الأعمال يمكن أن تعمل بالنقد فقط، أي أنها لا تستخدم الائتمان. ولكن عند بيعك بالائتمان (البيع الآجل) يجب أن توازن بين تحفيز البيع وزيادة المبيعات والتحكم في مواردك.

• انشاء حدود ائتمانية لكل مجموعة من العملاء والالتزام بها
• إدارة هذه الحدود وفقاً لوضع وظروف السوق
• الحذر من الشركة ذات تاريخ طويل المدى، التي تريد أن تصبح عميلاً لك فجأةً، فربما تكون قد تمت مقاطعتها من قبل جهة أخرى
• استخدام معلومات من البنوك، ومن الغرفة التجارية، والمصادر الأخرى، التي لديها معلومات ائتمانية وغير ائتمانية
• العمل على تأمين المديونات إذا أمكن
• فرض غرامة على العملاء المتأخرين في السداد
• قبول البطاقات الائتمانية مثل الماستركارد، والفيزا كارد، أو بطاقات الائتمان الأخرى

الحسابات المدينة

بمجرد أن تقرر إطار سياستك الائتمانية، تأكد من أنك تقوم بمراقبة حسابات العملاء. لا تتخوف من أن تكون قاسياً أكثر من المطلوب لأن العملاء الجيدين يحترمون من يدير أعماله بشكل جيد.
 

• الفواتير والكشوفات
  1. إصدار الفواتير في نفس اليوم الذي تشحن فيه البضائع
  2. إصدار كشوفات حساب مرة واحدة في الشهر على الأقل، (إذا كان لديك عدة حسابات فكر في إصدار الكشوفات على أساس دوري، وليس في نهاية الشهر فقط)
  3. بالنسبة لأولئك الذين يقدرون كشوف الحساب فقط، قم بإصدار كشوف الحساب بشكل أسرع
      
• الرقابة
  1. مراقبة حساباتك المدينة بشكل دائم، عن طريق تقسيمها إلى مجموعات: 30 يوماً فأقل، من 30 إلى 60 يوماً، من 60 إلى 90 يوماً فأكثر
  2. مراقبة الحسابات " و متابعة المبيعات الآجلة" بشكل متكرر أو يومي
  3. وقف التوريد إلى أصحاب المدفوعات/الفواتير المتأخرة مع الأخذ بالاعتبار الدفع بأقساط أو الدفع الجزئي، الشيكات مؤجلة التاريخ، الدفع عند التسليم، أو تمديد فترات الشروط، والذي يجب أن تحصل عليها خطياً
  4. هل يحصل العملاء على تخفيض بعد تاريخ التخفيض؟ إذا كان الأمر كذلك قم بخصم ذلك منهم مع الفاتورة التالية
  5. الأخذ في الاعتبار "تمويل الأصول الجارية" بالاستعانة بخدمات طرف ثالث، لإدارة جميع عمليات الائتمان والحسابات المدينة لك
      
• التحصيل
  1. كن حذراً حول مؤشرات المشاكل المستقبلية. ضع ما يلي في انتباهك: الشيكات ذات التاريخ اللاحق، الشيكات ذات التاريخ المنتهي، أو المكتوبة بطريقة غير صحيحة، العائدات المتأخرة / دعاوى الضمان، دفع المبالغ المقطوعة
  2. انشاء نظام جيد لخطابات التحصيل واستخدام البريد الإلكتروني أو الهاتف
  3. الأخذ في الاعتبار مكاتب التحصيل. فالمصروفات السنوية تتضمن استخدام خطابات الوكالة ومعلوماتها حول إجراءات الائتمان ويتم تطبيق رسوم التحصيل فقط عند تحصيل المدفوعات

  4. تنويع وسائل التحصيل

نصيحة: هناك بعض المؤشرات التي تظهر على عملائك قبل أن يتخلفوا عن السداد.

سياسة البيع والتوزيع

يعتبر بيع منتج أو خدمة بسعر أقل من السعر المناسب لها أمراً سهلاً. ومن السهل جذب العملاء عندما تقبل كل الإيرادات دون مساءلة. قبل إعداد سياسات مكلفة، عليك وضع الاتي في الاعتبار:

• معرفة هامش الربح الاجمالي لمنتجاتك مكافأة مندوب المبيعات بناء على الأرباح المقبوضة وليس على أساس مبالغ الفواتير، ليس من المعقول أن تكافئ على البيع، بينما العميل لا يدفع
• الحذر من سياسة الضمان/اعادة المنتج وسياسة الخدمة. قم بمراقبة الحسابات، وايقاف حسابات كل من يسيء الاستخدام إذا لزم الأمر
• تطبيق سياسة الحد الأدنى للبيع والتسليم وكون مجموعات للعملاء أو أوقف طلبياتهم
• الحذر تجاه طلبية فردية كبيرة، خاصة المبيعات الفورية إلى الجهات الحكومية، أو المؤسسات الكبيرة. إذا كان العميل يقوم بالسداد بشكل بطيء، فإنك قد تجد نفسك في أزمة سيولة نقدية كبيرة. قم بالتفاوض حول بعض المدفوعات مقدما إن أمكن
• ابحث عن الـ 20% من العملاء الذين يمثلون ويساهمون في تحقيق 80% من مبيعاتك

أياً من هؤلاء أنت؟ إن الشركة التي تعمل على مستويين من الاستراتيجية من الأعمال تكون أقل كفاءة من الشركة التي تركز جهودها على عمل واحد. عليك وضع الاتي في الاعتبار:

• حدد مستوى أسعار سلعتك/خدمتك، وحافظ على انسجام الأسعار مع الجودة وذلك باجراء استبيانات لعملائك
• قم بمراجعة احصائيات صناعتك، ومقارنتها بالنمط العادي. قم بالاستفسار من مدير العلاقة بالبنك حول المعلومات. راجع كذلك مع المكاتب الإقليمية والحكومية (وزارة التجارة)، ومراكز الشركات الصغيرة والمتوسطة
• قم بمراقبة نقطة التعادل. إذا كان إجمالي الهامش الخاص بك هو 33.3 %، فإن أي ريال واحد يتم توفيره في النفقات العامة يساوي 3 ريالات في المبيعات

سياسة الشراء

الشراء هو بداية التدفق النقدي للخارج، لذلك عليك مراقبته بعناية. الشراء المندفع يفقدنا النقد، لذلك عليك وضع الآتي في اعتبارك:

• هل لديك خطة إعادة طلب بسيطة بناءً على مستويات المخزون السابقة، وحجم عمليات المخزون المستقبلي المستهدف؟
• بصلاحية من تقع إدارة المشتريات ومن يشرف على عملية الشراء؟
• هل تعلم تكلفة الاحتفاظ بالمخزون ( التخزين، تكاليف المناولة/التسليم وتكاليف الفائدة)؟
• إذا كان لديك اتفاق توريد ثلاثة أشهر من المنتج، وعرض عليك المصنع خصم 10% في حال طلبية ثلاثة أشهر أخرى، هل ستكون هنالك ميّزة في قبول هذا العرض؟ (الإجابة غالباً ما تكون لا، ولكن يجب التفكير في الأمر)
• عند طلبك لكميات كبيرة من مورد رئيسي، هل يمكنك ترتيب عملية الشحن والإفراج عنها؟
• هل لديك مصادر توريد بديلة؟
• احصل على عروض أسعار من كبار الموردين وابحث عن عروض بديلة
• إذا تأخر المورّد ، هل تستطيع المطالبة بتكلفة التأخير
• هل يساعدك أي من الموردين في تخطيط المخزون ومراقبته ؟
• هل لديك خدمات تخطيط التدفق النقدي من قبل المورّد، أو من خلال مصرف أو مصدر مالي آخر؟
• من الموردون الذين لديهم سياسة استرداد؟
• لاحظ أن زيادات التكلفة يمكن نقلها للأسعار

الحسابات الدائنة/أوراق الدفع

إن أوراق الدفع تمثل أحد أشكال التدفق النقدي الخارج من حسابك المصرفي. قم بجعلها أكثر كفاءة وذلك بإعدادها مقدماً. للتعامل بشكل أكثر كفاءة مع أوراق الدفع عليك اتباع الاتي:

• تقسيم المستحقات إلى فترات دفع 30، 60، 90 أو أكثر من 90 يوماً
• تقسيم جميع حسابات الدفع بناءً على نوعها:
  1. تحتوي على خصومات
  2. تنطوي على طلب ملح
  3. تتيح لك فترة طويلة
  4. تفرض رسوماً على الحسابات المستحقة
• ابحث عن فرص تمديد فترات السداد من الموردين في الأوقات الحرجة من العام او في أي وقت
• في حالت الشدة، هل يقبل المورّد شيكات مؤجلة، وهل يقبل الدفع عند الاستلام بالنسبة للشحنات الجديدة، ويعطي فترات ممددة بـأسعار مناسبة؟

المخزون

المخزون هو شيء ضروري بالنسبة للكثير من الأعمال، ولكن المخزون الزائد يعني الفرق بين الربح والخسارة. لا تقم بتقييد المال في أصول لا تخلق أرباحاً.

• قم بتحليل نشاطك وتصنيفه بالمنتج، وقم بتحليل المنتجات إلى المادة الخام، والبضائع الجاهزة و هكذا
• أحسب عدد دورات التشغيل كاملة لكل منتج في العام
• بقدر الإمكان قارن النتائج بمتوسط الأرقام في مجال نشاطك
• ضع أهدافاً واقعية ثم ضع نظام إعادة طلب
• احرص على تنظيم وإدارة بيع أي مواد ذات تاريخ صلاحية لتجنب صعوبة بيعها مع اقتراب تاريخ انتهاء الصلاحية
• هل تمويل إيصالات المستودعات متاح؟
• فكر في تصنيع بعض المواد الداخلة في منتجك الرئيسي من خلال مصانع أخرى متخصصة فيها
• هل تحتاج إلى الكثير في عملية ضبط الجودة؟
• هل يقوم الأمن لديك بحمايتك من السرقة؟
• استخدم مخزون دائم بالنسبة لجميع البنود المهمة

الإنتاج والعمليات

تأكد من أن العاملين لديك على وعي بتكاليفك، حتى تساهم بشكل أفضل في عملية إدارة النقد.

قم أيضا بالحفاظ على التكاليف الثابتة بمستوى م�